Herken je dat? Je werkt ontzettend hard en ben de hele dag druk in de weer, maar aan het eind van de dag ben je toch niet toegekomen aan die belangrijke klus. Niet heel vreemd; je werkdag werd immers weer gekaapt door dat spoedje tussendoor, die overvolle mailbox en je collega’s die aan je mouw trok…

Vervelend. Zo kom je nooit aan je eigen werkzaamheden toe. En wanneer je telkens wordt onderbroken, zal de kwaliteit er ook nog eens onder leiden.

Breng je echter iets meer structuur aan in je werkdag, dan kun je dit voorkomen. Je verbetert je workflow zodat je minder snel wordt afgeleid door randzaken waardoor je wel kan toekomen aan belangrijke klussen.

Met de volgende 5 time management tips moet dat zeker lukken:

1.   Focus je op waardevolle taken

De meest doeltreffende manier om meer gedaan te krijgen in minder tijd, is door je enkel bezig te houden met belangrijke klussen. Dat lijkt voor de hand liggend, maar ga maar eens na hoe vaak jij je werkdag laat kapen door ad hoc klusjes.

Om dit te voorkomen bepaal je dagelijks welke 3 zaken voor jou die dag prioriteit hebben. Daar werk je aan;

Taken die daadwerkelijk iets bijdragen aan je werkdag, in plaats van telkens kostbare tijd van je afsnoepen. Die waardevol zijn en die binnen jouw functieomschrijving passen.Geef je die voorrang, dan heb je aan het eind van de dag een productieve en waardevolle werkdag achter de rug.

In de praktijk leren hoe je prioriteiten stelt, volg dan een cursus Time Management. Daar leer je het kaf van het koren scheiden wanneer het op belangrijke klussen aankomt

2.   Kies je meest productieve moment

Daarnaast zul je rekening moeten houden met het tijdstip waarop je taken uitvoert. Wanneer jij je namelijk moet concentreren, is het niet verstandig om ‘s middags aan een zware concentratie klus te beginnen, vlak voor die middagdip optreedt.

Bepaal daarom per taak wat het meest geschikte moment is om deze uit te voeren.

Het schrijven van dat rapport lukt bijvoorbeeld het beste ‘s ochtends, wanneer je nog fris bent en je concentratie op z’n toppunt is. Die brainstormsessie? In de middag, wanneer al de teamleden aanwezig zijn en je concentratie op een laag pitje staat.

3.   Leer zaken uit handen geven

Een andere manier om je productiviteit te verhogen, is door zaken te delegeren. Je geeft een taak uit handen zodat jij je met belangrijkere taken kunt bezighouden. Niet omdat je geen zin hebt om deze taak uit te voeren, maar omdat hij of zo het beter, sneller of goedkoper kan uitvoeren dan jou.

Als je kleine dingen goed wilt doen, moet je ze zelf doen. Als je grote dingen voor elkaar wilt krijgen, dan moet je leren delegeren.” — John C. Maxwell

4.   Leg je werkzaamheden vast

Weet je niet weet hoe jouw (werk)dag eruit ziet, loop je de kans afgeleid te worden door randzaken. Leg je prioriteiten daarom vooraf vast, zo voorkom je dat je planning overhoop wordt gehaald.

Gebruik hiervoor je een agenda en een takenmanager (een ‘to do’-lijst). Deze twee vormen de basis voor jouw time management systeem.

  • In een takenmanager plaats je alle taken die je moet uitvoeren, dingen die je nog met iemand moet bespreken of zaken waar je nog op wacht.
  • Een agenda dient voor het vastleggen van alles dat tijdsgebonden is, bijvoorbeeld afspraken of reistijden, maar ook grote taken die langer dan 30 minuten in beslag nemen.

Dagelijks check jij deze twee tools zodat je weet wat er vandaag op het programma staat. Op die manier kun je anticiperen om wat er je te wachten staat en voorkom je dat je tijd steekt in zaken die er niet toe doen.

Hoe je nou precies zo’n time management systeem inricht leer je in een training Time Management.

5.   Houd het bij

Bovenstaande tips werken pas wanneer je er een gewoonte van maakt ze uit te voeren. Zet je namelijk de ene afspraak wel in je agenda, maar de andere niet dan is jouw systeem onbetrouwbaar. Je zal dan alsnog ten prooi vallen aan afleiding of andere tijdvreters.

Houd het daarom bij, check je takenlijst en agenda iedere dag en bepaal dagelijks welke taken jouw aandacht verdienen. Dán pas kun je de vruchten plukken van deze time management tips.

Kortom: meer gedaan krijgen in minder tijd?

Je productiviteit verhogen hoeft geen uitdaging te zijn. Breng simpelweg een paar kleine aanpassingen in je workflow aan en je zult merken dat je niet alleen een stuk productiever bent, maar dat het ook de kwaliteit van je werk ten goede komt.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn